Réduire l’absentéisme avec système

Si vous souhaitez réduire l’absentéisme pour cause de maladies ou d’accidents au travail, nous vous recommandons de mettre en place un système de gestion systématique des absences (GSA) ou d’adapter le système existant afin de répondre concrètement aux besoins.

Avec un tel système, vous pouvez soutenir les membres du personnel en cas d’absences (effectives ou pressenties) et de les aider à réintégrer les processus de travail. La gestion des absences et la gestion de la santé au travail (GST) sont étroitement liées.

6 aspects fondamentaux pour gérer les absences

Les éléments suivants font partie intégrante de la gestion systématique des absences:

1. Élaboration d’un concept axé sur les besoins et présentant des rôles et des processus clairement définis
   Tout d’abord, il faut analyser les besoins des responsables RH, des supérieur·es hiérarchiques et des collaborateurs et collaboratrices, et enfin enregistrer les structures et capacités de l’entreprise dans le système. Ensuite, il est nécessaire de fixer des objectifs clairs et réalistes, avant d’élaborer un concept adapté.
   Le processus doit être standardisé, et sa mise en œuvre uniformisée et transparente pour toutes et tous. Le concept ainsi que les outils et la documentation doivent être adaptés aux structures et aux capacités de l’entreprise, et tenir compte des besoins des supérieur·es hiérarchiques.
2. Collecte systématique des données et suivi régulier pour revoir les objectifs
   Il faut avoir les outils nécessaires au contrôle des processus, à la prise en charge des cas et au suivi. Si, dans une petite entreprise, le contrôle des processus peut être mis en œuvre au moyen d’une simple feuille de calcul Excel, les grandes entreprises ont, quant à elles, généralement besoin d’outils plus poussés pour assurer le suivi des cas en cours et des entretiens de retour nécessaires.
   Selon la taille de l’entreprise, INSOS Securit propose des instruments d’enregistrement des heures de présence ou d’autres logiciels de gestion des absences. Bien entendu, quel que soit le système, il doit vous permettre de respecter les exigences en matière de protection des données.
3. Entretiens de retour au travail après chaque absence et en cas d’anomalies
   Ces entretiens visent non à stigmatiser, mais à valoriser la personne. Le but est d’examiner avec elle comment améliorer la situation.
4. Formation des supérieur·es hiérarchiques
   Malheureusement, de nombreuses entreprises rechignent à investir dans la formation du personnel d’encadrement. Pourtant, celle-ci est essentielle, car la gestion des absences (GSA) est souvent perçuepar les supérieur·es hiérarchiques comme une responsabilité et une charge supplémentaires. Cela peut en décourager certaines personnes d’accepter de telles responsabilités. C’est pourquoi la GSA doit présenter une valeur ajoutée pour les supérieur·es hiérarchiques. Pour leur garantir celle-ci et leur donner la confiance nécessaire lors des entretiens de retour au travail, elles doivent suivre une formation spécifique.
   Chez INSOS Securit, notre expérience le montre: la combinaison d’un apprentissage en ligne pour enseigner les responsabilités et processus et d’une formation en présentiel pour exercer les techniques d’entretien s’avère performante.
5. Prévention des absences
   Les membres du personnel d’encadrement devraient être habilités à réagir et à communiquer avec leurs collaborateurs et collaboratrices s’ils remarquent de premiers signaux d’alerte chez un·e employé·e (par exemple, un changement d’attitude, ou une baisse des performances ou de la motivation), et pas seulement «une fois que le mal est fait».
6. Assistance interne ou externe
   La conduite d’un entretien de retour peut s’avérer difficile, notamment en cas de dépendance à des substances addictives ou d’un problème de santé mentale. Pour les cadres, il est important de recevoir un soutien adéquat. Des membres du service des ressources humaines peuvent intervenir lors de l’entretien pour apporter des éclaircissements quant aux examens médicaux effectués ou mener une gestion de cas.

Prévenir plutôt qu’intervenir

Si vous voulez vraiment faire mieux. Il vaut mieux prévenir que simplement «gérer les absences». Il est important d’inclure la prévention dans votre système de gestion.

Dès le recrutement et la période d’essai, il convient d’évaluer si la personne s’intègre bien au sein de l’entreprise et si elle est capable de répondre aux exigences.

En outre, l’instauration d’un système de gestion de la santé dans l’entreprise permet de mettre en place les ressources nécessaires et de réduire les charges de travail. Cela contribuera à créer des conditions de travail saines pour votre personnel. Pour commencer, il est recommandé de procéder à une analyse systématique de la situation (par exemple une analyse du stress au travail).

Pour promouvoir la santé au travail, il est essentiel de «responsabiliser» les collaborateurs et collaboratrices. En effet, tout le stress ne peut faire l’objet d’un suivi par l’entreprise, car une grande partie est liée au travail quotidien. C’est pourquoi il peut être utile d’apprendre aux collaborateurs et collaboratrices à gérer ces tensions de manière résiliente.

Investissez dans la promotion d’une culture d’entreprise et de direction saine, définissez des responsabilités et des processus clairs et favorisez la motivation de vos employé·es pour réduire l’absentéisme – cela sera bénéfique non seulement pour le personnel, mais aussi pour le succès à long terme de votre entreprise.