Newsletter | Wahren Sie die Rechte Ihrer Abonnenten

22. April 2019 / France Santi

Der Datenschutz verlangt, dass Sie auch die Daten Ihrer Newsletter-Abonnenten schützen. Diese dürfen Sie nicht einfach für Marketingzwecke nutzen. Auch andere Arten der Direktwerbung sind ohne das Einverständnis der Abonnentinnen und Abonnenten nicht erlaubt. In diesem Artikel erinnern wir Sie an die vier grundlegenden Datenschutz-Anforderungen, die ein guter Newsletter zu erfüllen hat.

1. Holen Sie das OK Ihrer Abonnenten ein

Es ist ganz einfach: Sie müssen sich vergewissern, dass Ihre Abonnenten klar und ausdrücklich ihre Zustimmung zum Erhalt des Newsletters geben. Nutzen Sie dafür das Double-Opt-in-Verfahren. Man spricht von «doppelter» Zustimmung, weil dieses Verfahren aus zwei Schritten besteht.

In einem ersten Schritt sagt eine Person ausdrücklich: «Ich möchte Ihren Newsletter erhalten.» Dazu meldet sie sich beispielsweise über ein Formular «Newsletter abonnieren» an.
Im zweiten Schritt bestätigt die Person ihre Entscheidung über einen E-Mail-Link. Die E-Mail wird automatisch verschickt, nachdem sich die Person angemeldet hat. Nutzen Sie also keine vorangekreuzten Kästchen (Opt-out).

Die betreffende Person muss immer aktiv ihre Zustimmung geben.

2. Nutzen Sie die Adressen nur für Ihren Newsletter

Wenn jemand einen Newsletter abonniert, möchte er meistens keine weitere Direktwerbung von Ihrer Institution oder von Ihren Partnern erhalten. Die Anmeldung gilt nur für den Newsletter. Sie dürfen Ihre Kontaktlisten deshalb weder weitergeben noch verkaufen.

Machen Sie auf dem Registrierungsformular deutlich, dass die Adressen nur für den Newsletter genutzt werden.

Sie wollen in Ihrem Registrierungsformular verschiedene Mailings anbieten? Zum Beispiel: Ihren Newsletter und Werbung von Partnern? Dann müssen Sie klar zwischen den beiden Nutzungsarten unterscheiden. Die Abonnentinnen und Abonnenten en müssen wählen können, welche Option sie wünschen. Auch hier sind vorangekreuzte Kästchen zu vermeiden.

3. Bieten Sie eine Abmeldemöglichkeit

Die Abonnentinnen und Abonnenten Ihres Newsletters müssen sich ohne Probleme abmelden können. Fügen Sie dazu am Ende jedes Newsletters einen Abmeldelink ein.

Falls Sie noch keinen solchen Link anbieten, fügen Sie ihn gleich ein. Erklären oder geben Sie diese Möglichkeit auch in Ihrer Datenschutzerklärung.

Und machen Sie es möglich, dass sich eine Person auch auf Ihrer Website abmelden kann.

4. Benennen Sie eine Kontaktperson

Ihre Abonnentinnen und Abonnenten haben Rechte. Zum Beispiel das Recht, Zugang zu ihren Daten zu erhalten, sowie das Recht, diese korrigieren oder löschen zu lassen.

Damit sie diese Rechte geltend machen können, sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung die dafür zuständige Kontaktperson angeben: Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (freiwillig).

Diese Person kann die verantwortliche Person für den Newsletter oder Ihre Kommunikationsabteilung sein. Am besten, Sie bestimmen eine Datenschutzverantwortliche (auf Englisch: Data Protection Officer oder DPO).

Noch mehr Infos

Die Sicherheit Ihrer Daten ist wichtig. Lesen Sie auch unsere drei Grundlagenartikel zum Datenschutz:

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Bild: Adobe Stock / VeeRazma