Es ist ganz einfach: Sie müssen sich vergewissern, dass Ihre Abonnenten klar und ausdrücklich ihre Zustimmung zum Erhalt des Newsletters geben. Nutzen Sie dafür das Double-Opt-in-Verfahren. Man spricht von «doppelter» Zustimmung, weil dieses Verfahren aus zwei Schritten besteht.
Die betreffende Person muss immer aktiv ihre Zustimmung geben.
Wenn jemand einen Newsletter abonniert, möchte er meistens keine weitere Direktwerbung von Ihrer Institution oder von Ihren Partnern erhalten. Die Anmeldung gilt nur für den Newsletter. Sie dürfen Ihre Kontaktlisten deshalb weder weitergeben noch verkaufen.
Machen Sie auf dem Registrierungsformular deutlich, dass die Adressen nur für den Newsletter genutzt werden.
Sie wollen in Ihrem Registrierungsformular verschiedene Mailings anbieten? Zum Beispiel: Ihren Newsletter und Werbung von Partnern? Dann müssen Sie klar zwischen den beiden Nutzungsarten unterscheiden. Die Abonnentinnen und Abonnenten en müssen wählen können, welche Option sie wünschen. Auch hier sind vorangekreuzte Kästchen zu vermeiden.
Die Abonnentinnen und Abonnenten Ihres Newsletters müssen sich ohne Probleme abmelden können. Fügen Sie dazu am Ende jedes Newsletters einen Abmeldelink ein.
Falls Sie noch keinen solchen Link anbieten, fügen Sie ihn gleich ein. Erklären oder geben Sie diese Möglichkeit auch in Ihrer Datenschutzerklärung.
Und machen Sie es möglich, dass sich eine Person auch auf Ihrer Website abmelden kann.
Ihre Abonnentinnen und Abonnenten haben Rechte. Zum Beispiel das Recht, Zugang zu ihren Daten zu erhalten, sowie das Recht, diese korrigieren oder löschen zu lassen.
Damit sie diese Rechte geltend machen können, sollten Sie in Ihrer Datenschutzerklärung die dafür zuständige Kontaktperson angeben: Name, Vorname, E-Mail-Adresse und Telefonnummer (freiwillig).
Diese Person kann die verantwortliche Person für den Newsletter oder Ihre Kommunikationsabteilung sein. Am besten, Sie bestimmen eine Datenschutzverantwortliche (auf Englisch: Data Protection Officer oder DPO).
Die Sicherheit Ihrer Daten ist wichtig. Lesen Sie auch unsere drei Grundlagenartikel zum Datenschutz:
Bringen Sie Ordnung in Ihre Daten!
Analysieren Sie Ihre IT-Risiken!
Bild: Adobe Stock / VeeRazma
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