Um krankheits- und unfallbedingte Fehlzeiten im Betrieb zu reduzieren, lohnt sich das Einführen eines systematischen Fehlzeitenmanagements (FZM) oder das bedürfnisgerechte Anpassen des bestehenden Systems.
Das Ziel ist es Mitarbeitende mit (drohenden) Fehlzeiten konsequent zu betreuen und bei der Wiedereingliederung in den Arbeitsprozess zu unterstützen. Das Fehlzeitenmanagement und das Betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) hängen dabei eng zusammen.
Folgenden Komponenten sind Teil eines systematischen Fehlzeitenmanagements:
In einem ersten Schritt werden die Bedürfnisse der Personalverantwortlichen, Vorgesetzten sowie Mitarbeitenden analysiert und die Strukturen und Möglichkeiten des Betriebes erfasst. Daraufhin werden klare und realistische Ziele gesetzt und ein entsprechendes Konzept erarbeitet.
Der Prozess soll standardisiert und dessen Umsetzung für alle identisch und transparent sein. Das Konzept sowie die Hilfsmittel und die Dokumentation müssen an die Strukturen und Möglichkeiten des Betriebes angepasst sein und die Bedürfnisse der Vorgesetzten aufnehmen.
Die notwendigen Hilfsmittel für die Prozesssteuerung, die Fallbetreuung sowie das Controlling werden erarbeitet. Während in einem kleinen Betrieb die Prozesssteuerung mittels einer einfachen Excel-Tabelle umgesetzt werden kann, bedarf es in der Regel bei grösseren Betrieben zusätzlicher Hilfsmittel, um den Überblick über die einzelnen laufenden Fälle und die notwendigen Rückkehrgespräche zu behalten. Je nach Grösse kommen dabei Zeiterfassungsinstrumente oder andere Fehlzeitensoftwares zum Einsatz. Unabhängig vom System sind die Anforderungen des Datenschutzes zu beachten.
Anstatt stigmatisierende Gespräche zu führen, geht es darum Mitarbeitende wertzuschätzen und mit ihnen gemeinsam zu erarbeiten, wie die Situation verbessert werden kann.
Viele Betriebe sparen leider bei der Ausbildung der Führungspersonen. Diese ist jedoch zentral, denn häufig wird das Fehlzeitenmanagements (FZM) durch die Vorgesetzten als zusätzliche Aufgabe und Belastung wahrgenommen. Dies kann dazu führen, dass die Vorgesetzten Ihre Verantwortung nur zögerlich wahrnehmen. Das FZM muss einen erkennbaren Mehrwert für die Vorgesetzten schaffen. Um diesen zu vermitteln und den Vorgesetzten die notwendige Sicherheit bei den Rückkehrgesprächen zu geben, bedarf es einer Schulung. Bewährt hat sich in diesem Zusammenhang z.B. die Kombination von E-Learning zum Vermitteln der Rollen und Prozesse mit einer Live-Schulung zum Üben der Gespräche.
Führungspersonen sollten befähigt werden zu reagieren und ein Gespräch zu suchen, wenn sie die ersten Frühwarnsignale bei einem Mitarbeitenden wahrnehmen (z.B. Veränderungen in der Leistung, im Verhalten oder der Motivation) und nicht erst «wenn das Kind schon in den Brunnen gefallen ist».
Das Führen eines Rückkehrgespräches kann herausfordernd sein, so z.B. bei einer Suchtproblematik oder bei psychischen Problemen. Es kann die Vorgesetzten ab einer gewissen Komplexität überfordern. Daher ist bei entsprechenden Fällen eine situationsgerechte Unterstützung der Vorgesetzten vorzusehen. Diese reicht von der Unterstützung beim Gespräch durch den Personaldienst über medizinische Abklärungen bis zu einem Case Management, also einer professionellen Begleitung von Mitarbeitenden, welche ein erhöhtes Risiko für eine Langzeitabwesenheit haben.
Möchte man Fehlzeiten nicht nur «managen», sondern auch Häufigkeit und Dauer verkürzen, ist es wichtig auch die Prävention miteinzubeziehen.
Bereits in der Rekrutierung und Probezeit soll darauf geachtet werden, ob die Person zum Betrieb passt und den Anforderungen gerecht werden kann.
Ausserdem können durch den Aufbau eines betriebliches Gesundheitsmanagement Ressourcen aufgebaut und Belastungen reduziert werden. So werden gesundheitsförderliche Arbeitsbedingungen geschaffen. Zu Beginn empfiehlt sich das Durchführen einer systematischen Analyse der Situation, auf welcher dann gezielte Massnahmen abgeleitet werden (z.B. die Job-Stress-Analysis,)
Im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung nimmt das «Empowering» (die Befähigung) des Mitarbeitenden einen wichtigen Stellenwert ein. Denn nicht alle Belastungen lassen sich betrieblich kontrollieren, viele gehören zum Berufsalltag dazu. In diesem Fall lohnt es sich, Mitarbeitende zu einem resilienten Umgang damit zu schulen.
Investieren Sie in die Förderung einer gesunden Unternehmens- und Führungskultur, in klare Rollen und Abläufe sowie in motivierte Mitarbeitende zur Senkung der Fehlzeiten, zum Wohl Ihrer Mitarbeitenden und zum langfristigen Unternehmenserfolg.
Matthias Benz ist MSc ETH Biol., Sicherheitsfachmann, Spezialist für ASGS bei AEH.
INSOS SECURIT stellt Ihnen zur Verfügung:
Mehr Informationen erhalten Sie auf: insossecurit.aeh.ch
Bei Bedarf unterstützt Sie AEH bei der Implementierung und Umsetzung eines Fehlzeitenmanagements (FZM).
Für Informationen und Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter: +41 44 240 55 50 oder per E-Mail an: bgm@aeh.ch
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