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3 Tricks für eine bessere Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden

14. Juni 2019 / France Santi
Liefern Sie zu wenig Informationen – oder zu viele? Sind Ihre Informationen gut aufbereitet, wer- den aber nicht gelesen oder nicht gefunden? Wie zeigen drei Tricks, wie Sie die interne Kommunikation, also die Kommunikation mit Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, verbessern können.

Bild: Adobe Stock/Denys Rudyi

Intern erfolgreich zu kommunizieren, ist eine echte Herausforderung. Kommunikationsfachleute verschiedener INSOS-Institutionen haben sich darüber einen Nachmittag lang ausgetauscht. Ein wichtiger Input kam von Joachim Tillessen, NPO-Kommunikationsexperte und Studiengangleiter MAS in integrierter Unternehmenskommunikation an der FHNW. Ergebnis des Austauschs: keine Patentrezepte, aber einige interessante Ansätze für eine bessere interne Kommunikation. Drei davon stellen wir Ihnen im Folgenden näher vor.

1 «BOTTOM-UP»-KOMMUNIKATION

Die interne Kommunikation basiert wie andere Bereiche auch auf einer «Top-down»-Planung. Das bedeutet: Die Themen werden von den vorgesetzten Stellen wie dem Management, den Personal- oder Kommunikationsverantwortlichen festgelegt.

Leider ist diese Art der Kommunikation sehr «absenderorientiert» und lässt die Bedürfnisse, Erwartungen und die Sicht der Mitarbeitenden ausser Acht. Dies obwohl man ja gerade mit den Mitarbeitenden kommuniziert.

Es lohnt sich deshalb, das Ganze umzudrehen und einen «Bottom-up»-Ansatz zu verfolgen. Dies geschieht, indem man von oben lediglich allgemeine Ziele für die interne Kommunikation vorgibt. Themen, Blickwinkel und Tonalität werden «von unten» bestimmt. Konkret geht es darum, sich nicht nur zu fragen, welche Informationen man weitergeben möchte, sondern auch, inwiefern diese Information für die Leserinnen und Leser relevant ist. Welche Fragen, Vorbehalte und Erwartungen haben sie zum jeweiligen Thema?

Vorbehalte und Motivation bestimmen

Joachim Tillessen präsentierte ein sehr einfaches, aber wirksames Tool für eine «empfängerorientierte Kommunikation». Seine Tabelle hilft Ihnen, folgende Parameter zu bestimmen:

  • die Mitarbeiter*innenkategorien (drei bis fünf Charaktertypen),
  • die Vorbehalte und Perspektiven (Motivation) jeder dieser Mitarbeiterkategorien und
  • die Botschaften, die auf diese Vorbehalte und Perspektiven eingehen.

 

Konkretes Beispiel

2 WENIGER PUSH, MEHR PULL

Oft gibt es viel zu sagen und zahlreiche Dokumente zu verteilen. Aber haben unsere Mitarbeitenden auch die Zeit, all diese Informationen zu verdauen? Selten. Soll man also weniger kommunizieren? Nicht unbedingt.

Joachim Tillessen empfiehlt, ein Gleichgewicht zwischen Push und Pull zu schaffen. Das heisst, einige wenige Informationen direkt zu kommunizieren und den Rest allgemein verfügbar zu machen.

Mit Pull-Informationen liefern Sie alles Wesentliche, ohne jemanden zu überfordern und ohne diejenigen zu frustrieren, die mehr wissen wollen. Diese Flexibilität ist heute unerlässlich. Im digitalen Zeitalter sind wir es gewohnt, unsere Informationen auszuwählen und abzurufen, wenn wir sie brauchen.

Die Herausforderung besteht darin, diese Pull-Informationen für alle leicht zugänglich und leicht auffindbar zu machen. Joachim Tillessen empfiehlt, dafür eine Plattform oder einen Kanal zu wählen, der all diese Informationen zusammenführt.

3 ROI-ANALYSE

Informieren ist gut, analysieren ist besser! Die Wirksamkeit von Kommunikationsmassnahmen lässt sich anhand von zwei Werten beurteilen:

  • Wirkung: Wird Ihre Information gelesen? Löst sie Reaktionen und Handlungen aus?
  • Ressourcen: Wie viel mussten Sie investieren, um diese Wirkung zu erzielen?

Das Verhältnis zwischen Wirkung und Ressourcen wird oft als «Return on Investment» (ROI) bezeichnet.


Kommunikationsprozess: 3 Stufen


Stufe 1: Der Königsweg Sie erreichen mit wenig Aufwand viel: Ihr Kommunikationsprozess zeigt grosse Wirkung und erfordert wenig Ressourcen.

Stufe 2: Verbesserungspotenzial Sie erreichen mit viel Aufwand viel oder mit wenig Aufwand wenig: Ihr Ziel ist es, für alle Informationsprozesse entweder den Ressourceneinsatz zu reduzieren oder die Wirkung zu erhöhen.

Stufe 3: Mut zum Verzicht Sie erreichen mit viel Aufwand wenig: Damit Sie die Wirkung Ihrer Kommunikation verbessern respektive Ihre Ressourcen effizienter einsetzen können, müssen Sie handeln – zum Beispiel, indem Sie Ihre Kräfte fokussieren und gewisse Kommunikationsaktivitäten reduzieren oder einstellen.


Skizze

Wirkung ressources

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